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Job

Agent (e) de suivi - Cayes (153423)

World Food Programme in Haiti is hiring an Agent (e) de suivi - Cayes (153423) on Caribjob today.More details about this job are below:Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.CONTEXTE ORGANISATIONEL L’agent (e) de suivi est un (e) des agent (e)s privilégié( e)s à travers lesquel(le)s le PAM assure une ligne de communication directe avec les bénéficiaires, ses partenaires et les communautés. L’agent (e) ainsi soutient le partenaire dans la mise en œuvre du programme, rapporte au PAM des informations liées au livraison de l’aide alimentaire, le travail du partenaire, les défis d’implémentation et le feedback des bénéficiaires.Il/elle est chargé(e) de suivre la mise en œuvre des activités du PAM sur le terrain ainsi que de leurs effets pour déterminer le niveau d’accès aux vivres, comprendre l’utilisation faite de l’aide alimentaire par les bénéficiaires et le bon fonctionnement des activités sur le terrain. Ainsi il/elle s’assure que les résultats escomptés dans le cadre logique de chaque projet soient atteints.Pour bien remplir ce rôle, c’est essentiel que l’agent(e) de suivi assure une communication régulière entre lui/elle, l’unité suivi et évaluation (S&E) et les unités programme.En plus il/elle doit être capable de soutenir les unités dans la saisie et analyse des données liées au programme et de les complémenter avec des informations du terrain.Responsabilités principales du poste :Ses responsabilités principales sont : Suivi et évaluation des activités du PAM 

  • Suivi des sites de distribution (écoles, centres de santé, distributions générale, activités de construction d’actifs)

Faire des visites de suivi ciblé selon les exigences du programme sur les sites d’intervention pour vérifier l’existence de problèmes identifiés au préalable, confirmer des suspicions de fraude et trouver des explications pour des irrégularités constatées.Faire des visites de suivi aléatoire selon les exigences du S&E pour identifier des besoins de clarification et formation, des problèmes d’implémentation et de fraude et suivre la mise en œuvre générale du programme surtout l’avancement de construction d’actifs, livraisons de biens, et exécution de formations et activités complémentaires.Remédier directement pendant les visites aux problèmes, en apportant l’appui nécessaire pour des corrections, expliquer les bonnes pratiques, faire un rappel de l’objective du programme, les informations clés et qui apporte l’assistance.Compléter les questionnaires et rapports de suivis exigés en assurant un remplissage entier et correct de ceux-ci ainsi que la qualité des données collectées (en respectant les instructions fournies dans la formation et par les superviseurs). Assurer le caractère confidentiel de ceux-ci et les gérer minutieusement.

  • Suivi de la mise en ouvre

Suivre le mouvement des vivres du PAM dans les institutions et les communautés partenaires (livraison, stockage, distribution aux bénéficiaires). Déterminer si ces livraisons et distributions, ainsi que d’autres activités du PAM, ont bien étés implémentées selon les plans établis, les accords signés, et en suivant les procédures du PAM.Suivre au niveau communautaire la gestion et l’approvisionnement de l’aide alimentaire par les partenaires du PAM ainsi que les institutions responsables (écoles, centres de santé, etc), afin de déterminer si les vivres ont bien étés distribués aux bénéficiaires ciblés selon les plans établis, les procédures du PAM et les accords signés.Collecter les informations nécessaires à travers des comptes physiques, l’observation, et par des entretiens avec les bénéficiaires et partenaires coopérant, pendant les distributions, en organisant des groupes de discussion, ou en réalisant des entretiens au sein des ménages. 

  • Suivi et appui des partenaires coopérants

Avec le programme, contribuer au renforcement de capacités des partenaires et fournir un appui de proximité concernant la mise en œuvre des activités, la meilleure gestion de l’assistance et la mise en œuvre et le suivi des activités.L’appui se fait à travers des formations et rappels ad-hoc lors des visites de terrain et la préparation, l’organisation et l’animation des sessions de formation pour des problèmes constates d’une façon régulière.Avertir les équipes programme et S&E de tout besoin de formation plus générale qui mérite une formation de plusieurs partenaires coopérants. 

  • Suivi et appui des communauté

Fournir un appui de proximité aux institutions et communautés pour une meilleure gestion de l’assistance et la mise en œuvre des activités du PAM. Ceci comprend d’assurer la liaison avec le staff technique et les représentants des communautés pour toutes les questions liées au travail sur le terrain et en particulier pour que les quantités de vivres conformes soient distribuées d'une manière efficace et en sécurité.L’appui se fait à travers des formations et rappels ad-hoc lors des visites de terrain et la préparation, l’organisation et l’animation des sessions de formation pour des problèmes constates d’une façon régulière.Encourager la participation des communautés et bénéficiaires dans les activités du PAM (sélection de bénéficiaires, distributions et autres) à travers la communication soutenue avec eux et la sensibilisation de ceux- ci (sur leurs droits et responsabilités dans le cadre des activités implémentées). Il doit notamment assister dans les activités de formation des comités de gestion et promouvoir la participation des femmes dans ceux-ci.Appui au suivi des prix de marchés dans les communautés en collaboration avec l’équipe VAM et la CNS 

  • Supervision et exécution d’enquêtes

Superviser et exécuter selon les exigences de S&E et VAM les enquêtes de base et de résultat des différentes activités, des enquêtes sur la sécurité alimentaire, l’enregistrement et identification de bénéficiaires et tout autre enquête nécessaire.Rapportage

  • Plan d’action

Participer activement à l’établissement et l'exécution du plan d'action (de l’équipe S&E, ainsi que du programme) et passer en revue les accomplissements et les contraintes rencontrées afin de fournir les éléments nécessaires pour une rétroaction efficace.

  • Rapportage des visites

Rapporter régulièrement et en cas d’urgence après chaque visite au chargé de programme et l’équipe S&E les informations appropriées concernant la gestion de vivres, la distribution et d'autres questions relatives aux activités du PAM et de ses partenaires. Il/elle devra par conséquent participer activement aux réunions de l’équipe de suivi et de programme, afin d’assurer le bon suivi du déroulement de ces activités.Chaque visite doit être documentée avec un fiche électronique rempli sur tablette qui au plus tard doit être soumis à l’équipe S&E fin de la semaine de visite. Si nécessaire l’Agent de Suivi doit aussi participer aux activités de saisie manuel des informations collectées lors des visites (dans la base de données de suivi).

  • Rédaction de rapports

Rédiger les rapports exigés, par rapport aux résultats obtenus et aux difficultés rencontrées pendant les visites de suivi (compilation, synthétisation, analyse critique et recommandations appropriées).

  • Amélioration des outils

Contribuer d’une façon active à l’amélioration des outils de collecte des données des différentes activités mise en œuvre, en partageant d’une façon proactive et régulière avec l’équipe S&E les constats fait sur l’utilité des outils et les possibilités d’amélioration.Appui aux bases de données

  • Appui dans la saisie et contrôle de données

Appuyer le programme dans la récolte et le classement régulier de tous les rapports de distribution selon le système d’archivage établi au sein du bureau de pays, en version papier et électronique.Collaborer avec le programme dans le contrôle de qualité des données, rapports et informations fournies par les partenaires.Effectuer la saisie des rapports de distribution COMET, après la vérification et signature des assistants programmes.Comparer et effectuer des vérifications des données de différents bases (données du COMET, plans de distribution, rapports de livraisons de LESS, rapports de distribution des partenaires) afin de vérifier les éventuels différences (disparités), et proposer les mesures correctives afin d’améliorer la mise en œuvre des programmes et la qualité / fiabilité du rapportage.

  • Appui dans l’analyse et visualisation de données

Appuyer les unités programme dans leurs besoins d’analyse et visualisation de données de suivi et autre.Autres tachesRéaliser, sur demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.Qualifications Requises :Education :

  • Être titulaire d’un diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente (sciences sociales, statistiques, développement international, anthropologie, économie, droit, …). 

Expérience :

  • Au moins 1 an d’expérience dans un poste lié au suivi-évaluation, à la collecte des données sur le terrain ou dans l’implementation de projets humanitaires

Compétences désirées :

  • Competence dans l’utilisation des tablettes pour la collecte des données électronique ;
  • Caractère consciencieux et capacité à compléter les produits livrables dans des délais serrés ;
  • Familiarité avec les enjeux liés à la sécurité alimentaire et nutritionnelle est un atout ;
  • Capacité à établir des liens de partenariats inter-organisationnels ;
  • Diplomatie, tact et facilité à établir et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses. 

Connaissance Informatique :

  • Maîtrise des logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word), de tablettes et de la navigation sur Internet 

Langue :

  • Maîtrise du français et du créole haïtien (parlé, lu, écrit).

NB:Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

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